Puhelinviesti on lyhyt, mutta tärkeä viesti, joka lähetetään puhelimitse. Siksi he ilmoittavat useimmiten kokousten, kokousten ja kokousten pitämisestä. Puhelinviesti voi sisältää myös pään kiireellisen tilauksen. Puhelinviestit ovat saapuvia, että hyväksyt, ja lähtevät, jotka lähetät. Molemmilla tyypeillä on samanlainen rakenne.
Käyttöohje
1
Aseta paperiarkin vasempaan yläkulmaan organisaation koko nimi ja tarvittaessa rakenneyksikön nimi, esimerkiksi "N. kaupungin hallinto". ja koulutustoimisto.
2
Kirjoita oikeassa yläkulmassa puhelinviestin vastaanottaja. Ilmoita henkilön asema, sukunimi ja nimikirjaimet: "Koulun nro 37 johtajalle Ivanov II: lle." Jos vastaanottajia on useita, sukunimeä ei tarvitse ilmoittaa: "N.: n koulun rehtorille". Liitä puhelinviestiin täydellinen luettelo laitoksista, joille se lähetettiin.
3
Aseta sana "Puhelinviesti" ja sen sarjanumero kaksi riviä alapuolelle. Ilmoita alla olevan lähtevän puhelinviestin kokoamispäivämäärä.
4
Sitten seuraa puhelinviestin varsinaista tekstiä: "22. helmikuuta klo 17.00 pidetään opetusministeriössä kokous kaupunkikoulujen toiminnan parantamiseksi. Koulujen rehtorien esiintyminen on ehdottoman välttämätöntä." Kun valmistelet puhelinviestin tekstiä, vältä sanoja ja lauseita, joita on vaikea kuulla ja joita on vaikea lausua. Muista, että viestin tulisi olla informatiivista ja lyhyttä - enintään 50 sanaa.
5
Kun lähetät puhelinviestiä, ääntä sanat, erityisesti osoitteet, sukunimet, ihmisten etunimet ja keskimmäiset nimet, kadunimet, tapahtumien päivämäärät ja ajat selvästi. Lopussa muista lukea teksti uudelleen ja varmistaa, että keskustelukumppanisi on kirjoittanut kaiken oikein. Kuuntele tarkkaan, kun saat viestin puhelimitse. Jos sinulla on kysyttävää, poista ne välittömästi.
6
Päätekstissä on puhelinviestin allekirjoittaneen päällikön sijainti, sukunimi ja nimikirjaimet: "Koulutusosaston päällikkö Petrov P. P." Lähtevällä asiakirjalla on oltava myös henkilökohtainen allekirjoitus.
7
Anna sivun alareunassa tietoja työntekijöistä, jotka työskentelivät puhelinviestin kanssa. Yleensä vasemmalla laita viestin lähettäneen henkilön sijainti, sukunimi ja nimikirjaimet, toimistopuhelimensa sekä lähetyspäivä ja -aika. Oikealla ovat asiakirjan hyväksyneen henkilön tiedot: sijainti, sukunimi ja alkukirjaimet, puhelinnumero, vastaanottopäivä ja -aika.
8
Lähtevä puhelinviesti laaditaan yhtenä kappaleena ja tallennetaan erityiseen kansioon. On parempi, että saapuva viesti on kahtena kappaleena: annat ensimmäisen päälle jatkotyötä varten ja toisen - laitat kansioon varastointia varten.
Hyödyllisiä neuvoja
Valmistele puhelinviesti-lomakkeet tietokoneella. Niitä on erittäin kätevä käyttää. Voit kirjoittaa tiedot tarvittaviin kaavioihin käsin, kirjoittamatta uudelleen tietoja, jotka toistetaan uudelleen. Lomakkeet ovat samat tuleville ja lähteville puhelinviesteille.
