Työn saatuaan ihminen ajattelee, että tiedot, jotka hän työskenteli tietyn ajan missä tahansa paikassa, olisi merkittävä hänen työkirjaansa. Tämän vuoksi herää kysymys siitä, miten työkirja oikein järjestetään.
Nykyään yrittäjät, jotka eivät ole yksilöitä, voivat pitää työkirjaa. Lisäksi merkintä työkirjaan on tehtävä jokaiselle työntekijälle, joka työskenteli hänelle enintään viisi päivää. Tilanne on yksinkertaisempi niissä tapauksissa, joissa henkilö saa ensin työpaikan tietyssä yrityksessä. Yrittäjän on tällöin varmistettava, että työntekijälle on annettu työkirja yhteisin perustein. Entä ne, jotka ovat työskennelleet pitkään, mutta työkirjassa ei ollut merkintöjä. Tässä tapauksessa työntekijän nimessä on ilmoitettava organisaation koko nimi tai TIN- ja rekisteröintinumero, jos kyseessä on yksittäinen yrittäjä. Vaikka työntekijä on jo pitkään hyväksytty, päivämäärä on ilmoitettava todellisena. Esimerkiksi, jos henkilö on työskennellyt kanssasi 10. tammikuuta 2000 jälkeen, tämä päivämäärä on ilmoitettava, koska se vaikuttaa työntekijän etuihin. Jos työntekijä ei jostakin syystä tarjoa vanhaa työkirjaansa, uutta ei tarvitse aloittaa, koska hänellä on edelleen vanha kirja. Tämä on hallinnollinen rikkomus, jonka tekemisestä määrätään sakko.
Tässä tapauksessa on parempi laatia säädös, jossa ilmoitetaan, että halusit laatia työkirjan kaikkien sääntöjen mukaisesti, mutta et pystynyt tekemään sitä, koska kirjaa ei toimitettu. Todistajien on allekirjoitettava säädös. Useimmiten työntekijät yrittävät kuitenkin toimittaa työkirjansa, koska se on heidän omien etujensa mukaista. Jos työntekijä työskentelee ensimmäistä kertaa yrittäjän kanssa, hänen on laadittava työkirja ja annettava se.
On muistettava:
1. Varmista, että yritykselläsi on vaadittavat määrät työvihkolomakkeita.
2. Yrityksen nimi tai yksittäisen yrittäjän rekisteröintinumero on ilmoitettava työkirjan merkinnöissä.
3. Varmista, että työnantajan rekisteröintinumero on ilmoitettu myös työsopimuksessa.
4. Ilmoita todellinen aloituspäivämäärä työllesi.
5. Noudata työntekijän työkokemuksen laskemista koskevia sääntöjä.
