Jos organisaatiosi nimitetään tai nimitetään vastuuhenkilöksi tieteellisen konferenssin pitämisestä, tämä ei ole vain kunniallinen tehtävä, vaan myös suuri organisaatiotyö, jossa on tarpeen ottaa huomioon kaikki pienet asiat.
Käyttöohje
1
Luo konferenssille järjestelykomitea, jonka kokoonpano määräytyy tilauksen perusteella. Nimitä puheenjohtaja johtamaan ja koordinoimaan komitean jäseniä. Määritä konferenssin päivämäärät ja valiokunnan kesto. Mieti järjestyksessä, kuinka sen jäsenille maksettavat palkat maksetaan. Lähetä ilmoitus konferenssista ja ilmoita liitteenä raporttien vaatimukset, raporttien tiivistelmien määrät ja niiden jättämisen määräaika.
2
Päätä rahoituslähteistä, tämä voi olla kohdennettua rahoitusta budjetista, houkuttelemalla konferenssin osallistujien sponsorointia ja varoja itse.
3
Lähetä kutsut kaikille mahdollisille konferenssin osallistujille ja suunnitellulle ohjelmalle. Päätä osallistujien ja puhujien lukumäärä, jotka haluavat jakaa tieteellistä kehitystään ja tutkimustuloksia kollegoiden kanssa. Kysy osallistujilta, onko sinun varata hotellivarauksia ja varaus.
4
Sovita abstraktien julkaisemiseksi erillisenä esitteenä painotalon kanssa ja tilaa tarvittaessa tapahtumaohjelma jaettavaksi osallistujille, merkit heidän nimillään, alkukirjaimet ja organisaation nimi.
5
Määritä osallistujamäärän mukaan tarvittavan salin kapasiteetti ja vuokraa erityinen huone, joka on varustettu tällaisiin tapahtumiin. Ajattele mitä laitteita se on tarpeen varustaa lisäksi, tarkista tarvittavan määrän tietokonepisteitä, projisointinäyttöjä jne.. Mieti sitä buffet-työtä, jossa kokousten osallistujat voivat juoda kupillisen kahvia ja purenta taukoilla.
6
Ajattele konferenssiohjelma, jaota se tarvittaessa osiin. Mieti, missä on mahdollista järjestää tällaisten jaostojen kokouksia. Harkitse ohjelmassa konferenssivieraiden, järjestäjien ja osallistujien puheita. Tilaa konferenssin osallistujille paperitavara - merkit, muistikirjat ja kynät ovat vakiona.
7
Lomakepaketit asiakirjoista, mainosmateriaaleista ja paperitavaroista, jotka esitetään konferenssin osallistujille yhdessä merkkien kanssa.
