Kun otat yhteyttä joihinkin organisaatioihin, käytetään vakiolomakkeen kirjeitä. Tällaisissa tapauksissa kirjepohjat annetaan pyynnöstä. Jos lomaketta ei ole, kirje laaditaan missä tahansa muodossa, ottaen huomioon eräät vivahteet.
Käyttöohje
1
Tee otsikko kirjeelle.
Voit määrittää seuraavat tiedot - vastaanottajan sijainti ja nimi, lähettäjän sijainti ja nimi, lähettäjän organisaatio, lähettäjän yhteyspuhelinnumero. Jos lähettäjä on toisessa kaupungissa, voit määrittää koko postiosoitteen. Otsikko sijaitsee yleensä sivun oikealla puolella.
2
Kerro kirjeen ydin ja anna tarvittavat kommentit.
Yritä muotoilla pääidea kahdessa tai kolmessa lauseessa. Ja sitten kommentoi sitä ja kirjoita tarvittaessa yksityiskohtaisemmin. Liikekirjeissä on suositeltavaa lähettää tosiasioita, lukuja ilman tunteita. Henkilökohtaisesti koskevissa kirjeissä henkilökohtaisten kokemusten olisi heijastettava.
3
Ilmoita päivämäärä ja allekirjoita kirje.
Selitä tarvittaessa viranomainen, jonka perusteella kirje kirjoitetaan. Tällainen perusta voi olla valtakirja.
4
Sijoita erilliselle arkille selittävät kuvaajat, taulukot, kuvat.
Älä odota vastaanottajan pyytävän lisätietoja. Sinulla ei ehkä ole toista mahdollisuutta käsitellä tärkeätä asiaa. Siksi, anna tiivistetyssä muodossa kaikki tarvittavat vivahteet.
5
Muista lukea kirje ääneen ennen lähettämistä, jotta joku kuuntelee sitä. Kysy assistentilta, kuinka hän ymmärsi kirjeen olemuksen. Jos hänen sanansa eivät vastaa viestin tarkoitusta, on järkevää muotoilla kirje toisella tavalla, koska vastaanottaja ei myöskään välttämättä ymmärrä tärkeintä sinun näkökulmastasi.
Kiinnitä huomiota
Jos kirje sisältää tärkeitä tietoja rajoitetulla ajanjaksolla, on järkevää ennen lähettämistä soittaa vastaanottajalle ja ilmoittaa kirjeen välittömästä saapumisesta. Miksi vastausta ei voida estää, kun vastaanottaja on lomalla tai sairauslomalla ja olet päivä päivältä pimeässä.
Hyödyllisiä neuvoja
Nykyaikaisten tulostimien avulla voit tulostaa osoitteen suoraan kirjekuorelle. Kirje näyttää siistiltä ja vankalta.
