Asiakirjoihin allekirjoittaminen voidaan tehdä usealla tavalla. Sen toteutus riippuu asiakirjan tyypistä, ja sen määrittelevät hallintodokumentaation valtion standardit ja liittovaltion lait.
Sanat "allekirjoitus" ja "maalaus" ovat paronyymejä, ts. Juursanat, jotka ovat äänen suhteen samanlaisia. Allekirjoitus on sukunimen oikeinkirjoitus, henkilökohtainen merkki asiakirjan varmentamiseksi, se on henkilökohtainen, kuten sormenjälki. Ilman allekirjoitusta asiakirja katsotaan kelpaamattomaksi. Maalaus on koriste- tai tonttimaalaus, joka koristaa seiniä, astioita, kankaita ja niin edelleen. Esimerkiksi maalaus "Khokhloman alla". Lausekkeessa ilmausta ”allekirjoituksen alla” käytetään verbiä ”merkki”. Faksi (fac simile - tee se) on sinetti, klisee, jolla monistetaan useita asiakirjoja allekirjoittaneen henkilön käsin kirjoitettu allekirjoitus. Hänen vakuuttavat suuret määrät sellaisia papereita, jotka eivät merkitse vastuuta - kirjeet, kirjeet. Faksi on kysytty yrityksissä, joilla on suuri asiakirjavirta, jossa johtaja ei pysty kiinnittämään henkilökohtaista allekirjoitustaan kaikkiin papereihin. Venäjän federaation siviililain mukaan telekopiot ovat oikeudellisesti sitovia. Faksia ei suositella käytettäväksi virallisissa asiakirjoissa. Joissakin tiukeissa raportointiasiakirjoissa kliseet ovat lain kiellettyjä. Henkilö asettaa allekirjoituksen asiakirjan alle henkilökohtaisesti. Faksin voi toimittaa kuka tahansa valtuutettu henkilö. Klišien säilytys- ja käyttömenetelmät organisaatiossa on yleensä asetettu paikallisessa laissa - määräyksissä, ohjeissa. Siinä luetellaan luettelo papereista, joihin asiakirjatodistukset voidaan kiinnittää, ja yksilöidään henkilö tai henkilöryhmä, jonka vastuuseen kuuluu kliseen turvallisuuden ja käytön varmistaminen. Lisäksi määrätään vastuu tämän määräyksen rikkomisesta. Sähköisen tekniikan kehittyessä on ilmestynyt sähköinen allekirjoitus. Tällaisella allekirjoituksella allekirjoitettu digitaalinen asiakirja tunnistetaan tapauksissa, joissa asiakirjan laatimista ei vaadita paperilla. Sähköisten allekirjoitusten käyttöä koskevia kysymyksiä säännellään liittovaltion lailla "Elektronisista digitaalisista allekirjoituksista".
