Jos niin tapahtuu, että pakotat kirjoittamaan valituksen, niin ettei sinua vastaan ole valituksia, mutta samalla syylliselle ei ole syytä, on syytä tutkia perusteellisesti lausunnosi teksti. Valitus, jossa esitettiin esimerkki itse väärinkäytöksistä, tai yksinkertaisesti kuvaus tapahtuneesta, katsottiin aina paremmaksi kuin vain teksti, jossa oli abstrakteja sanoja "kuinka paha kaikki on". Siksi miettiä, mitä kirjoittamisen arvoinen on, käytä seuraavaa suunnitelmaa.
Käyttöohje
1
Aloita ottamalla yhteyttä. Se voi näyttää tavalliselta muistilta. Kirjoita oikeaan yläkulmaan henkilön nimi, johon otat yhteyttä, ilmoita hänen asema tai hänen valtuutensa laajuus. Siten osoitat, että olet tietoinen tekemästäsi asiasta ja keitä olet ja olet tosissasi.
2
Anna tietoja itsestäsi. Kirjoita myös nimesi, missä työskentelet ja mikä asema sinulla on. Mainitse sen yrityksen tai organisaation rooli, johon valituksia esiintyy, esimerkiksi ”myymäläsi säännöllinen asiakas” tai ”julkaisusi vuositilauksen omistaja”. Anna vastaanottajan ymmärtää, että hänen on äärimmäisen välttämätöntä käsitellä ongelmasi, muuten yritys vaarassa menettää vakioasiakkaan.
3
Kuvaile vaatimuksia organisaatiolle. Ilmaista kirjaimellisesti 2-3 lauseessa pääkohta. Älä lataa tekstiä tarpeettomilla sanoilla, kuivaa ja tosiasiallisesti - tyytymättömyyden syy, tapahtuman päivämäärä ja kellonaika, aiemmin tekemät toimenpiteet tilanteen ratkaisemiseksi.
4
Jatka tilanteen kuvaamista. Kirjoita tähän jo yksityiskohtaisesti, pienimmissä yksityiskohdissa, kaikki tapahtunut. On syytä kuvailla kaikki muistiin ilmaantuva seikka, jotta tutkimuksessa ei sanota, että omistat omat oletuksesi tai sadunne. Mainitse kaikki, valituksen aiheuttaneen henkilön tunteet, haju ja väri asiasta, joka ei sovi sinulle, ja niin edelleen.
5
Kuvaile tapahtuvaa vaiheittain. Älä kerro hämmentävästi kaikkea, mitä ympärilläsi tapahtui. Kerro ketjussa koko tapahtumasarja toimimalla toimesta. Jos jokin kohta tarvitsee kommentteja, voit antaa ne suluissa tapahtuman kuvauksen jälkeen.
6
Ole mukava ja hillitty kirjoittaessasi. On mahdollista, että viranomaiset, joille kirje on osoitettu, eivät ole syyllisiä mihinkään, ja korotetut äänet vain vihaavat niitä, ja siitä ei tule mitään hyvää. Ilmoita taas koordinaatit lopussa ja muista mainita, että odotat vastausta kirjeeseesi.
