Aktiivinen sosiaalinen ja liike-elämämme liittyy usein osallistumiseen monenlaisiin kokouksiin - olipa kyse sitten osakkeenomistajien kokouksesta, osuuskunnan jäsenten yhtiökokouksesta, HOA: sta tai muusta julkisesta kokouksesta. Tällaisten kokousten tehtävänä on päättää ja dokumentoida tärkeitä kysymyksiä, jotka liittyvät julkisten organisaatioiden tai oikeushenkilöiden toimintaan. Kokouksessa hyväksyttyjen päätösasiakirjojen oikea pohdinta vahvistaa niiden laillisuuden ja on laillinen asiakirja.
Käyttöohje
1
Käytä kokouksen pöytäkirjan laatimiseksi tavallisia A4-arkkeja. Pöytäkirjan otsikossa tulisi olla asiakirjan nimi ja johdanto-osa, joka heijastaa syytä, jonka vuoksi kansalaisten tai osakkeenomistajien kokous pidettiin.
2
Kirjoita otsikon alle kokouksen päivämäärä ja osoite, jossa se pidettiin, sekä osallistujien lukumäärä. Jos läsnä olevat ilmoittivat osallistumisensa selkeän taulukon mukaan, tämän on heijastettava myös pöytäkirjaa. Heijasta kokouksen muoto: ennakkotutkimuksen avulla, selkeällä tilauksella henkilökohtaisesti tai käyttämällä yhdistettyä osallistumismuotoa.
3
Ilmoittakaa kokouksessa valitun puheenjohtajan ja sihteerin sukunimet, etunimet ja sukunimet, heijastakaa ehdokkaiden puolesta, vastaan ja pidättäytyneiden äänten lukumäärää.
4
Kuvaile esityslistalla olevien asioiden luetteloa kiireellisimmistä aloittaen, numeroi ne ja kutakin aihetta koskevien puheiden, keskustelujen ja äänestysten huomautukset alkavat sen numerolla. Puheiden nauhoittamisessa on välttämätöntä ilmoittaa vain esitetyn raportin pääsisältö. Se olisi esitettävä tiiviisti, mutta muodossa, joka sulkee pois kaksinkertaisen tulkinnan. Puheen teksti voidaan tarvittaessa liittää pöytäkirjaan. Kaikki asiaan liittyvät puheet, huomautukset ja huomautukset olisi annettava ilmoitetuilla nimillä.
5
Kustakin asiakirjasta tulisi päättyä päätöksellä, joka ilmoittaa äänestyksen tulokset. Kaikkien esityslistalla olevien kysymysten keskustelun jälkeen ilmoittakaa, että yleisessä päätöksessä kokous päättyi.
6
Allekirjoita kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin pöytäkirja ja tallettaa se organisaatiosi tai sen puheenjohtajan arkistoon.
Kiinnitä huomiota
Osuuskuntien tai HOA: n puheenjohtajat eivät voi toimia yhdistyksen puheenjohtajana.
Hyödyllisiä neuvoja
Jos pöytäkirja vaaditaan toimittamista varten ulkoiselle viranomaiselle, määrittele siinä sen valmisteluehdot, koska ne voivat olla rajoitetut.
