Monissa tapauksissa sinun on kirjoitettava viralliset valituskirjeet yhdelle tai toiselle viranomaiselle. Nyt monet heistä lähetetään sähköisesti, vaikka kokoamissäännöt pysyvät samoina kuin fyysisten vaihtoehtojen tapauksessa. Joten miten sinun täytyy laatia asianmukaisesti tällainen dokumentaatio?
Käyttöohje
1
Aloita määrittämällä vastaanottajan sijainti ja nimi. Esimerkiksi: "OJSC: n pääinsinööri Polad Ivanov S. S." Kirjoita sitten valitus kirjeen yläosaan. Se alkaa yleensä sanalla "Rakas". Seuraava on vastaanottajan täydellinen nimi ja sukunimi. Voit myös kirjoittaa "Rakas herra Ivanov" ilmoittamatta hänen nimeään. Hoidon tulisi olla tarkalleen keskellä.
2
Kirjoita valituskirjeesi johdanto-osa. Ilmoita selkeästi ja tiiviisti tämän kirjeen syyt ja tarkoitus. Tämän kohdan adressaatin tulisi ymmärtää kirjeen ydin. Aloita esimerkiksi näin: "Kirjoitan sinulle laakereiden epätyydyttävästä laadusta, jonka lähetät meille
kirjoittanut …"
3
Täytä kirjeen pääosa. Yleensä se koostuu kahdesta neljään kappaleeseen, jotka ilmaisevat huolen johdanto-osassa esitetystä ongelmasta. Kerro myös tässä osassa kaikki ajatukset tästä aiheesta ja mahdollisesta ratkaisusta ongelmaan. Ilmoita, mihin erityisiin toimiin vastaanottajan on ryhdyttävä tämän ongelman ratkaisemiseksi lähitulevaisuudessa. Käytä selkeitä määräaikoja, numeroita ja lauseita.
4
Kirjoita johtopäätös. Muotoile tässä osassa koko valituskirjeen tulokset. Esimerkki: "Olen varma, että ratkaiset tämän epämiellyttävän tilanteen, ja lähitulevaisuudessa yhteistyömme on samaa kuin aiemmin."
5
Laita virallinen allekirjoitus, joka koostuu virkanimestä ja nimesi. Ennen kuin tämä asetetaan yleensä: ”Kunnioittavasti”, “Ystävällisin terveisin”, “Toivon mukaan jatkuvaan yhteistyöhön” jne. Valitse tilanteen mukaan.
6
Tee postscript tai postscript. Tämä pieni osa sijaitsee juuri allekirjoituksen alla. Sitä käytetään harvoin tämän tyyppisissä kirjeissä, mutta silti joskus on paikka olla. Postimerkki ilmoittaa vastaanottajalle joistakin merkittävistä tapahtumista kirjeen kirjoittajan organisaation elämässä. Esimerkiksi: "PS ilmoitan sinulle, että 2 päivää sitten vastaanotetun raaka-aineerän hylkäysprosentti nousi 19 prosenttiin!".
