Jotkut kirjeet päättyvät niin epämääräisesti, että vastaanottaja menettää tappion: joudut lukemaan tekstin uudelleen ymmärtääksesi ydin. Ajanpuutteen vuoksi vastaanottaja voi heittää kirjeen tai häiritä jotain eikä enää syventyä kuvattuun tilanteeseen. Selkeä, tiivis ja pätevä pääte korostaa lukijan kunnioittamista ja auttaa vastaamaan pyyntöön tai pyyntöön nopeasti.
Käyttöohje
1
Esitä kolme kohtaan, mitä halusit sanoa. Voi tuntua, että ajatukset on esitetty selkeästi, mutta tiedon käsitys riippuu lukijan tilasta. Siksi lue teksti uudelleen ja kirjoita kolme pääideaa erikseen. Se voi olla tosiseikkoja, päivämääriä, nimiä jne. Se ei tarvitse tunteita, kirjoita lyhyesti, muutamalla sanalla, koska sinun on vain kartoitettava, muistettava tärkeimmät kohdat.
2
Kirjoita kolme toimintoa, jotka viestin vastaanottajan on suoritettava. Ihmisten reaktio voi olla arvaamaton. Sinulle näyttää siltä, että esitettyihin tietoihin on mahdollista reagoida yksiselitteisesti, mutta henkilö tekee tämän yksilöllisistä tottumuksistaan ja aikomuksistaan riippuen. Jos et ilmoita selvästi, mitä odotat lukijalta, hän ei ymmärrä tai sano, että hän ei ymmärrä.
3
Järjestä edellisissä vaiheissa saatu luettelo alenevassa tärkeysjärjestyksessä. Kirjeen loppuminen muistuttaa joskus viimeistä sanaa oikeusistunnossa: tästä riippuu vaikutelma kirjeen vastaanottajasta, päätelmät ja seuraukset. Poista luettelosta kohteet, jotka voidaan jättää pois vaikuttamatta viestin merkitykseen. Laita jäljellä oleva luettelo kirjeen loppuun, jotta lukija ei menetä mitään.
4
Ilmoita päivämäärät. Jos odotat reaktiota kirjeeseen, määritä odotuksesi. Joillakin ihmisillä on taipumus vetää viimeiseen, joten tietyn ajan ilmoittaminen ei välttämättä ole väärin.
5
Jätä yhteystiedot. Kirjeenvaihtajan tulee pystyä löytämään nopeasti puhelimesi. Ennakoi tällaisia tilanteita ja sijoita tarvittaessa tiedot kirjeeseen, vaikka olet varma, että vastaanottajalla on ne.
6
Ole kohtelias, sano jotain mukavaa, kiitos aikaa. Vastaanottaja vastaa todennäköisemmin ja ottaa sinuun yhteyttä nopeammin, jos kirje tyytyi häntä tai pelasti hänet epämiellyttävistä kokemuksista.
7
Varmista, että allekirjoitat viestin nimellä: tämä luo todellisen viestinnän tunteen. On tärkeää, että henkilö keskittyy vastaukseen ja ottaa sen vastuullisesti. Aseta esimerkki ja ihmiset kohtelevat sinua samalla tavalla.
