Jokaisella julkisella tai ammatillisella yhdistyksellä on hallintoelin, jonka on työjärjestyksessään määritellyllä tavalla kutsuttava koolle kaikki raportti- ja vaalikokouksien järjestämisestä kiinnostuneet. Pääsy tällaisiin kokouksiin on avoin kaikille tämän yhteiskunnan jäsenille tai osallistujaryhmien edustajille, jolloin he käyttävät oikeuttaan osallistua sen toimintaan.
Käyttöohje
1
Ajattele kokouksen esityslista. Koska mietintö ja vaalit ovat tärkeitä aiheita, äänestysprosentin odotetaan tässä tapauksessa olevan suurin. Siksi näiden aiheiden lisäksi voit sisällyttää esityslistalle muita kiireellisiä kysymyksiä, joista keskustelet yhdistyksesi jäsenten kanssa. Päätä ilmoittautumis- ja vaalikokouksen aika ja paikka. Huoneen, jossa se on tarkoitus pitää, tulisi olla saatavilla ja riittävän tilava, jotta kaikki mahtuvat.
2
Ilmoita kaikille, jotka ovat kiinnostuneita järjestämään vaalikokouksen järjestäminen. Lähetä tämä kutsu lähettämällä kokouksen esityslista, päivämäärä ja paikka. Ripusta ilmoitukset näillä tiedoilla paikoissa, joissa eniten yhdistyksen jäseniä voi nähdä heidät. Sijoita tällainen ilmoitus tarvittaessa tiedotusvälineisiin ja televisioon.
3
Järjestä osallistujien rekisteröinti, joka alkaa puoli tuntia ennen kokousta. Määritä rekisterinpitäjät riittävässä määrin, jotta jo kaikilla tulevilla on mahdollisuus ilmoittaa henkilötietonsa. Yleensä tämä on sukunimi, nimi ja sukunimi, organisaatio tai sen rakenneyksikkö, rekisteröinti- tai asuinpaikan osoite, yhteystiedot.
4
Valitse kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri. Huomaa, että valitsemasi elimen puheenjohtajaa ei voida valita kokouksen puheenjohtajaksi. Valitse tarvittaessa valtuutuskomitea, joka tarkistaa varajäsenten valtakirjat, jos heidät valitaan yhdistyksen jäsenryhmistä, jos siitä määrätään säännöissä.
5
Sihteerin on pidettävä kirjaa. Pöytäkirjassa kuvastaa kokouksessa läsnä olevien valtuuskuntien tai yhdistyksen jäsenten lukumäärä, joka valitaan puheenjohtajaksi, sihteeriksi ja millä äänestystuloksilla.
6
Valitun elimen puheenjohtaja laatii kertomuksen tehdystä työstä. Pöytäkirjassa kuvastaa äänestyksen kokonaismäärää arvioinnilla - tunnustetaanko se tyydyttäväksi vai ei. Kokouksen tulisi kuulla ehdotuksia valitun elimen uudesta kokoonpanosta, keskustella ja äänestää jokaisesta ehdokkaasta erikseen. Kuvasta äänestystulokset pöytäkirjassa.
7
Kun kaikki esityslistalla esitetyt asiat on keskusteltu, kokouksen puheenjohtajan on suljettava se ja allekirjoitettava kokouksen pöytäkirja yhdessä sihteerin kanssa.
